クラウドを導入したい中小企業のための業務改善マニュアル

「クラウド」という言葉をあらゆる広告で耳にするようになりました。
なんとなく便利なのはわかるけど、じゃあいったいどうやって活用するものなの?と疑問をお持ちの中小企業も多いでしょう。
周りの企業でもみんな使っているから、自社でも活用したいとお考えの中小企業の経営者やIT担当者が知っておくべき、導入の心構えをご紹介します。

「クラウドを使う」のが目的ではなく、目的のためのクラウド

「クラウドが便利だと聞いたから、ぜひ導入したい!」とお考えの経営者は、何のためにクラウドを導入するかという目的は明確ですか?
現在、あなたの会社はどんな課題を抱えていて、それをどのような期間・コスト・方法で解決しなければならないかを整理する必要があります。
クラウドはあくまで、目的を達成するための手段ですので、達成すべき到達点が明確でなければ必ずと言っていいほど導入に失敗してしまいます。

クラウド導入前に行うべきたった一つのこととは?
業務を改善したいと思うあなたは、現在直面している課題があるはずです。
ある業務にコストがかかり過ぎ、時間を費やし過ぎ、顧客データや個人情報を安全に管理できていない…など。
こういった課題の解決には業務の「見える化」が重要です。
  • ある業務にかかっている時間と、それに関わる人の人件費は成果に見合っているか
  • 社内のデータは安全に管理できているか
  • 本社と支社、あるいは取引先とのデータのやり取りは適切か
  • 出張先や外出先でも業務を遂行できる環境が整えられているか
  • 自然災害や人為的ミスによってデータが消えてしまった場合の対処法はあるか
  • 複数人で関わっているプロジェクトも効率よく業務を進められているか

中小企業には改善するべき課題がさまざま発生します。
こういった課題は経営者や管理者だけの視点では気づきにくいことがあるので、実際に作業を遂行する社員が普段どのようなことを感じているか意見を募ってみるのも一つの手段です。

さて、企業が抱えている業務上の問題を洗い出したら、「業務を改善してどうなりたいか」がはっきり見えてくることでしょう。
例えば、「本社と支社とのデータのやりとりをメールよりもっと効率よくこなしたい」
「出張先や自宅など、どこにいても社内と同じように作業を進めたい」
「人為的なミスでデータを削除したり破損してしまったりといったトラブルに備えたい」
など、これらはすべてクラウドで解決することができます。

ただし、「試してみたけど余計に業務が煩雑になり、失敗に終わってしまった」といった事態に陥らないように、クラウドを導入すればどんな効果が得られるかをあらかじめシミュレーションしましょう。
余計な選択肢を切り捨てることによってスムーズなクラウド導入の後押しになります。

クラウドサポート郡山では、郡山市を中心とする福島県の中小企業がクラウドによって、より効率的に業務遂行ができるよう支援しています。あなたの会社が抱えている問題の洗い出し、クラウドサービスの選定、導入後の運用までトータルサポートして参ります。
お気軽にお問い合わせください。

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