クラウドでマイナンバーに備えよう!
    

皆様、『マイナンバー制度』を知っていますか??
2015年10月から住民票を持っている国民一人一人に12桁のマイナンバーが配布されます。

ただ配布されるなら使い勝手は向上し様々な手続きが楽になり良いことばかりに思われます…
ですが!役所だけに限らず企業の皆様にも多大な負担が待っています!





マイナンバー制度で経営者や管理担当者になる方がしなればいけないことをザックリ簡単に並べると

  • 全従業員のマイナンバーを集める
  • 身分証などでの本人確認(写真付き)
  • マイナンバーなどを含めた全情報の安全な取扱い
  • 法定調書への記入・提出、関連システムへの対応

更には制度前には運用ルールの全社員への理解、それを扱う場合のセキュリティポリシーの作成などと考えただけで悩みの種です。

さて、ここで3番目の『情報の安全な取扱い』について、どこまで考えていますか?

  

マイナンバー情報は厳しい管理とその運用が大事!

なぜ大事か?
『 特定個人情報の安全管理措置 』
これが関わってきます。

マイナンバーは『特定個人情報』として定められていて、原則として個人情報保護法が適用されています。
またマイナンバーの取扱いはリスクが非常に高いものとして、 個人情報保護法よりも更に厳しい保護を『マイナンバー法』により強化されています。

例えば、社員がマイナンバーの管理・取扱いを簡単に見てしまい、無くしたり盗まれたりしたら?

  • 「社員個人に4年以下の懲役または200万円以下の罰金刑(併科されることもある)」
  • 「所属企業には罰金刑などの両罰規定が適用される場合がある」

更に管理していた会社に対する使用者責任や監督責任を追及され損害賠償請求なんてことになる可能性もあります!

さて、そのようなことが起こらないためにどのような対応したら良いのでしょうか?

  

クラウドストレージを使って対応してみよう!

ここではマイナンバーを扱う流れと、その時にクラウドストレージがどの様に使えるか簡単に説明します。

マイナンバーを集める

さて、どこに集めた大切な情報を保管しておきますか?

会社の金庫・書庫で保管やPC・サーバーで保存はどうでしょう?

新しい場所を確保するのが手間だったり、設備を新しく購入するのは
お金がかかりますよね…

クラウドストレージなら外部データセンターで保管するので新たな場所を
確保したりする必要はありません!金庫やPCを新しい購入したりする
必要もなし!

マイナンバーを使う

次にマイナンバーは大切な情報です。
使う時に盗まれたり、無くしたりしないように注意しなければなりません。

金庫・書庫やPC・サーバーから使う時は誰がその場所に入ったかそして、
何に使ったかなど担当者の方が、かかりっきりになります。

クラウドストレージでは使った日付や誰が使ったかなど、ID(個人を特定する番号)と
パスワードを設定することで常にログ(記録)として残すことが可能です。
さらに使える人を特定することが出来るので担当者の方の負担は減ります!

マイナンバーを廃棄する

最後にマイナンバーは経営者側が使う必要がなくなったり、法律で定められた保管
期間を過ぎたら素早く廃棄・削除をしなればなりません!

書類やCDなどはシュレッダーに掛けたり、PC・サーバーでは元に戻されない様
にしっかりとデータ削除!ちゃんと消えたか不安ですよね。

クラウドストレージでの廃棄・削除ならデータセンターで復元出来ないように消すことが
可能!経営者・管理担当者の負担はありません。

  

クラウドストレージで備えられること

クラウドストレージだとデータが消えてしまったり流出したりするのでは?と不安もあると思いますが、
クラウドでは常時バックアップしウィルスチェック等の管理を徹底しているので安心してお使いになることが出来ると思います。

クラウドストレージが必ずしも正解とは言いません。ですがカギ付き書庫・金庫を確保したり
自社データサーバーを一から作ったりして多くの時間や負担をかけ、そこまでして突然
膨大な書類やCDなどの記録媒体を無くしてしまったり、悪用されてしまったりする。

そんなリスクを抱えてしまうのなら、この期に経営者・担当者の負担とリスクを少しでも減らすために
クラウドストレージの導入を検討してみてはいかかでしょうか?

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